Интервью с Ольгой Яковенко: «Мы стараемся ничего не усложнять»

Команда Hurma System рада поделиться с вами интервью с нашим клиентом — Ольгой Яковенко, HRD Treeum. Сегодня мы поговорим о том, как работать с сотрудниками по гибкой системе, зачем внедрять OKR, и почему в декрете HR может работать не менее эффективно. 

Treeum — это украинская продуктовая финтех-компания. Расскажите, что это за сфера, и какие особенности управления персоналом есть исключительно в вашей сфере?

Если коротко, то финтех — это технологии, улучшающие и оптимизирующие финансовые услуги. Например, мы разрабатываем маркетплейсы, которые позволяют украинцам легко выбрать и заказать финансовые услуги. Это как Rozetka или Prom.ua, только в финансовой сфере.

Особенности наверное такие, как и у других IТ-компаний (и не IТ), — высокая конкуренция за людей. Плюс к этому, кандидаты иногда пугаются финансовой сферы, им кажется, что будет сложно разобраться. Хотя на самом деле мы активно поддерживаем новичков в процессе адаптации. И не таким страшным оказывается черт, как его малюют. Дополнительным преимуществом для сотрудников является повышение их финансовой грамотности в процессе работы.

Если говорить о коллективе, то у нас где-то половина сотрудников из банковской сферы, а половина из IТ. Это накладывает определенные особенности на корпоративную культуру. Для тех новеньких сотрудников, кто из банков, мы сначала кажемся очень «свободной» компанией: возможность выбрать свой график, удаленная работа, открытость в компании, готовность к изменениям.  А тем, кто из IТ-сферы, хочется еще больше свободы, меньше документов и жестко описанных процессов. Приходится управлять ожиданиями как одной категории, так и другой.

В прошлом году у вас произошла трансформация организационной структуры, — вы ушли от бизнес-юнитов и разделили экспертизу. Как сотрудники отнеслись к таким нововведениям и как вы адаптировали их к новым реалиям?

Да, сейчас мы работаем в функциональной оргструктуре. К изменению оргструктуры мы подошли очень системно. Так как я — профессиональный фасилитатор, то этим преимуществом мы и воспользовались. Я провела с ТОП-менеджментом ряд фасилитаций, где мы детально обсудили будущие зоны ответственности команд и план перехода в новую структуру. Благодаря этой тщательной подготовке переход получился «мягким», мы не потеряли продуктивность и бизнес-показатели не пострадали. Кроме того, мы провели ряд коммуникаций с персоналом об изменениях и ответили на все вопросы, которые возникали у людей.

У вас достаточно большое количество сотрудников работают вне офиса. У вас есть особая стратегия по работе с удаленными сотрудниками? Расскажите о ней подробнее.

В отношении удаленной работы мы очень гибкие и стараемся ничего не усложнять. У нас есть целые подразделения, которые непрерывно работают «на удаленке», и с ними постоянно коммуницирует их менеджер. Идет постоянная переписка и общение в Скайпе или мессенджерах. Они не чувствуют себя отделенными от компании.

Большинство же сотрудников предпочитают приходить в офис, потому что тут легче собраться мыслями и пообщаться с теми, с кем ты связан по работе, подойти спросить и быстро сделать. Но любой сотрудник может при необходимости поработать из дома. Главное, чтобы был результат. Например, только за прошлый год у нас было 3 случая, когда сотрудникам нужно было пару месяцев находиться дома, и они полноценно работали из дома. Да и я сама, после рождения ребенка, первые месяцы работала удаленно и приезжала в офис только на встречи.

Бывают ситуации, когда необходимо донести важную, а иногда не совсем удобную информацию до сотрудников или руководителя. Какими принципами руководствуетесь? 

Все наши сотрудники отмечают, что мы очень открытая и прозрачная компания. Мы обо всем говорим честно, из-за этого сотрудники доверяют компании. Например, у нас проводится ежеквартальная встреча с сотрудниками, когда мы подводим итоги за квартал и рассказываем о целях на следующий. Так вот, мы даже ввели рубрику «Наши факапы», чтобы говорить не только о победах, но и о поражениях.

Еще один пример. Прямо перед Пасхой у нас в компании был обыск по обвинению, которое вообще никак не вяжется с нашей деятельностью. Классика жанра — всем повестки на допрос, всех на выход, все ноутбуки изъяли, офис закрыли. Как только мы смогли наладить коммуникацию с сотрудниками, то сразу же им рассказали, что произошло, в чем нас обвиняют и что мы планируем делать. Оперативно купили необходимую технику и наладили работу офиса. К слову, обыск был незаконным. Даже Интернет Ассоциация Украины (ИнАУ), которая объединяет 220 IT-компаний, направила открытое письмо Президенту Украины Владимиру Зеленскому с просьбой вмешаться и предотвратить беззаконие.  

Так вот, пока это все происходило и адвокаты отстаивали наше честное имя, наш СЕО каждую неделю писал всем сотрудникам информационные письма и держал в курсе событий. Мне потом сотрудники говорили, что хоть ситуация и была не из приятных, но благодаря постоянной коммуникации и тому, что мы старались относиться к этому с юмором, в компании была атмосфера полного доверия и поддержки.

Половина успеха компании — правильная постановка целей, и это не самая простая половина. Вы внедрили у себя в компании методику OKR. Расскажите, пожалуйста, почему остановили свой выбор именно на OKR. Какие трудности возникали при внедрении OKR и как их преодолели?

OKR — это в первую очередь система фокусировки и координации команд. Цели дают понимание командам на чем мы фокусируемся в рамках квартала и года. 

У нас очень быстрый и динамичный рынок. Именно эта система показала свою эффективность в таких переменчивых внешних условиях. Но даже перед тем, как ее внедрять, мы пообщались с компаниями, которые у себя уже внедрили OKR, узнали все подводные камни и нюансы. Убедились, что система нам точно подходит и только потом начали внедрение. Особенно нам понравилось, что OKR совпадает с одной из наших ценностей — «Безумие и отвага». Мы действительно любим ставить перед собой безумные и отважные цели, а потом их достигать.

Основная трудность, которая у нас возникла — это непонимание сотрудников, зачем нам это все нужно, как это работает, и их восприятие, что OKR — это те же KPI, только более амбициозные. Преодолевали через коммуникацию. Сначала мы составом ТОП-менеджеров убедились, что система нам подходит, пообщались с ТОПами других компаний, услышали их опыт и что это им дало. Потом провели встречу со всем коллективом, рассказали про ОКR.

Одним из важных пунктов внедрения была подготовка так называемых «лидеров OKR» — это те люди, которые проводили встречу команды по разработке OKR на квартал. Это как скрам-мастер для команды, только для разработки OKR. Этих людей мы более глубоко обучили всем принципам постановки целей, обсудили с ними наши внутренние нюансы этой системы. OKR же кастомизируется под каждую компанию, создаются внутренние правила того, как работает эта система. Также для лидеров мы подготовили план встречи команды и вопросы, которые они должны задавать команде, чтобы помочь ей разработать цели. Тут пригодился мой фасилитаторский опыт умения организовывать и структурировать процесс обсуждения группы людей. 

Считаете ли вы нужным автоматизировать HR-процессы и почему? Как у вас в компании автоматизирован HR?

Думаю, что вопрос автоматизации это уже чисто риторический вопрос. Это уже давно и не тренд, а must be. Но вопрос еще как автоматизировать и что. Автоматизировать нужно те процессы, автоматизация которых или снизит временные затраты HR и/или сотрудников, или будет более user-friendly для сотрудников. 

У нас, например, есть Hurma и внутренний чат-бот HRHelpBot. Как и в каждой компании, у нас много всякой информации. Начиная от того, что и где лежит на кухне до того, как пойти в отпуск или обратиться в страховую, если ты приболел. Эта информация хранится или в каких-то процедурах, или в голове у отдельных сотрудников. Так вот, мы это все выгрузили в чат-бот. Человек пишет вопрос и получает на него ответ. Все! Ему не нужно бегать куда-то, у кого-то спрашивать. Все легко реализуемо, и для этого не нужно было какую-то сложную систему.

Ольга, вы упоминали, что у вас маленький ребенок. Скажите, сколько вы были в декрете и как вам удается совмещать материнство и карьеру HRD? Поделитесь секретами тайм-менеджмента.

В декрете не была ни минуты 🙂 В пятницу была на работе, в субботу начались схватки, в воскресенье я родила, и после этого была неделю в отпуске. Потом работала больше удаленно, проводила совещания по Скайпу и приезжала на встречи в офис. Со временем, когда интервалы между кормлениями ребенка увеличивались, все больше проводила времени в офисе. Сейчас, когда ребенку уже год, то приезжаю только в обед, чтобы покормить.

После вышесказанного читатели могут подумать две вещи. Первая, что ж это за работодатель такой, что не отпустил даже ребенка родить? Отвечу, что это не работодатель, это был мой выбор. Я знала, что смогу организовать свою жизнь без ущерба для работы и ребенка. Кроме того, в нашей компании я возглавляла проекты, интересные для меня и важные для компании — изменение корпоративной культуры, внедрение ОКR. Вторая, девушки могут подумать, что это так легко и просто — родить ребенка и сразу на работу. Не хочу, чтобы возникло такое заблуждение.

Нужно понимать, что с появлением ребенка жизнь кардинально меняется. И чаще всего ты не готов к этим изменениям, даже если готовился к этому. Вместе с этим,  есть еще физиологический и психологический аспект. Каждый восстанавливается в разном темпе. Кто-то быстро, как я, а кому-то нужны месяцы для этого.

Из секретов (не знаю, будут ли это секреты, так как буду говорить простые очень вещи):

1. Делегировать все, что только можно, если оно не требует конкретно твоего ума и физического присутствия. Мне очень помогала моя мама и по дому, и с ребенком. Мне оставался только самый важный аспект материнства — общение, физический контакт, развитие ребенка. На работе все в моей команде достаточно самостоятельные и обладают достаточной экспертизой для принятия решений. Мы обсуждаем проекты, а они потом делают сами. Я всегда на связи, если возникают какие-то вопросы.

2. Быть готовой к любым изменениям в твоем графике. К любым! Чаще всего молодых мам раздражает то, что ребенок не поддается планированию. Вот она запланировала куда-то поехать или что-то сделать, а ребенок или не выспался и постоянно на руках или наоборот — заснул, когда уже планировали выходить. Я просто для себя приняла это как должное, что я могу не попасть на встречу (окей, подключусь по Скайпу); не поработать вечером, даже если планировала (окей, как-то организую свое время на следующий день, чтобы все сделать). Я назвала это «гибким планированием», и успокоилась.

3. Планировать себе больше времени для выполнения задач. Опять-таки по причинам, о которых уже сказала. Чтобы был коридор для лавирования.

4. Быть готовой все бросить и уйти в декрет. Да-да, именно так. Поскольку, когда ты постоянно живешь в очень интенсивном ритме, то неизменно устаешь и начинаешь на все раздражаться, превращаться в жертву обстоятельств. Если в этот момент напомнить себе, что даже если ты сделала выбор успевать все, то ты можешь его изменить. Это возвращает к реальности и показывает тебе все преимущества жизни на два фронта.

5. Принять тот факт, что в свой график невозможно будет впихнуть столько же, как это было до появления ребенка. И, особенно, сравнивать свои достижения с достижениями других коллег, которых наблюдаешь в Фейсбуке. Вот, коллега-HR и на конференции успела побывать, и интересный проект реализовать, а другой по 10 книг в месяц читает и т.д. Стоит просто честно расписать свой график на неделю — сколько времени на что уходит, при этом, не забывая указать время на отдых, сон, уход за собой, общение и раннее развитие ребенка. И все становится сразу понятно, есть ли ресурс еще для чего-то.

Каждый HR-эксперт делится с нами своими профессиональными секретами и способами самообразования. В связи с этим у нас 2 вопроса: как часто вы посещаете профильные конференции, и какую профессиональную литературу или ресурсы вы посоветуете нашим читателям? И почему именно такой выбор?

К сожалению, за прошедший год конференции посещала не часто. По какой причине понятно. Но общение и нетворкинг считаю очень важными. Лично мой лайфхак, как мне не тратить целый день на конференциях и быть в курсе изменений на рынке, — это встречи с экспертами. Я близко знакома со многими HR-лидерами. Мы встречаемся «на кофе» или каком-то мероприятии и я всегда расспрашиваю, над какими проектами работает, какие интересные спичи были на такой-то конференции, какие инсайты поймал для себя человек.

Из книг и ресурсов лично я всегда читаю то, что мне актуально именно на данный момент, чтобы сразу же применить полученные знания и инсайты. 

Например, если вы сейчас на пороге внедрения ОКR, то обязательно прочитать «Измеряйте самое важное», Джон Дорр. Очень рекомендую «Никогда не ешьте в одиночку», Кейт Феррацци. Думаю, что для HR, которые постоянно строят сети знакомств и контактов — это очень важная книга, потому что она учит, как сделать эти знакомства взаимовыгодными, и через призму научиться сначала «давать». 

Благодарим Ольгу за информативную и увлекательную беседу, желаем дальнейших успехов!

• Эксперты